Dès lors que l'on souhaite réunir des dizaines de personnes ou plus, il s'avère nécessaire de louer une salle. Le problème est d'en trouver une qui soit assez grande pour faire entrer le nombre de personnes prévu. Mais ce n'est pas tout car il faut aussi veiller à ce qu'il y ait assez de tables et de chaises pour tout le monde. Le plus souvent, celles-ci sont louées avec la salle. Vérifiez que les tables soient assez larges et solides pour qu'elles puissent supporter des écrans 19 pouces (beaucoup de joueurs en ont et leur profondeur est importante, surtout lorsqu'on ajoute en plus le clavier qui vient se placer devant). S'il n'y a pas assez de chaises ou de tables ou que celles-ci ne sont pas adaptées, la mairie de votre commune ou le comité des fêtes peuvent vous en fournir. N'hésitez pas à prendre aussi contact avec d'autres associations organisant des événements accueillant du public (concerts...), elles pourront peut-être vous aiguiller.

Chaque salle mise à disposition du public (par une mairie par exemple) est prévue pour un certain nombre de personnes qu'il ne faut pas dépasser pour des raisons de sécurité. Pas question d'organiser un LAN Party de 150 joueurs dans une salle prévue pour 100 personnes car en cas d'accident, la responsabilité de votre association et la vôtre peuvent être mises en cause. Pour rester dans les règles il faut aussi veiller à quelques principes simples :

• il est interdit de fermer à clef les issues de secours.
• l'accès aux sorties de secours ne doit pas être obstrué par des tables ou des meubles. Elles doivent rester accessibles à tout moment.
• on doit pouvoir utiliser les extincteurs facilement. Il est interdit de les déplacer, de les cacher pour des raisons esthétiques ou de placer des tables ou autres meubles juste devant.

Toutes ces contraintes (normales pour des raisons de sécurité) impliquent donc que les organisateurs de LAN Parties fassent un plan de la salle et de l'emplacement des tables en tenant compte de ces règles. L'improvisation est à bannir. Une fois que vous avez atteint le nombre de personnes que vous vous êtes fixé, vous ne devez pas ajouter des tables à la va-vite si de nouveaux arrivent au dernier moment. C'est pourquoi, la majorité des associations organisant des LAN Parties imposent aux gens de s'inscrire bien avant que n'ait lieu l'événement. Ils peuvent ainsi mieux prévoir comment ils vont disposer les tables en fonction du nombre de personnes présentes.

Les organismes à contacter en priorité pour louer une salle :

• votre mairie
• le comité des fêtes et les associations locales peuvent vous aiguiller