Google Docs et Google Drive bénéficient, depuis quelques jours, d’une nouvelle fonctionnalité proposée en bêta ouverte : il s’agit de la fonction eSignatures, désormais accessible sous certaines conditions.
Tous les services en ligne ne permettent pas d’apposer une signature électronique sur les documents qu’ils proposent. Encore très souvent, il faut imprimer un document, le signer manuellement, puis le scanner pour pouvoir l’envoyer à qui de droit. C’est une démarche contraignante, qui devient de plus en plus désuète par les temps qui courent.
Jusque-là, Google Docs et Google Drive ne permettaient pas d’apposer une signature électronique sur les documents intégrés à ces deux services. Pourtant, depuis juin 2022, une fonction nommée eSignature était testée en version alpha par la firme de Mountain View. Cette dernière vient d’annonce qu’elle passait en bêta ouverte dès à présent.
Signer numériquement sur Google Docs, c’est possible, mais…
« eSignature est désormais disponible en version bêta ouverte pour les abonnés individuels de Google Workspace. Aucune inscription supplémentaire n’est requise pour utiliser la fonctionnalité », explique Google dans un billet de blog. Cela signifie que seuls les abonnés payants de Google Workspace, la solution de la firme destinée aux entreprises, ont actuellement accès à cette nouveauté.
« Pour les entrepreneurs individuels et les petites entreprises, le suivi des contrats, des accords avec les clients et d’autres documents contraignants peut être difficile. Pour aider à rationaliser ce flux de travail, nous intégrons nativement la signature électronique dans Google Docs, vous permettant de demander et d’ajouter des signatures aux contrats officiels, directement dans Google Docs. »
Il faut cependant souligner que les entreprises qui utilisent Google Workspace peuvent configurer des documents à signer numériquement, et les envoyer ensuite à des personnes qui ne sont pas des utilisateurs payants pour leur demander d’y apposer une signature numérique. Cela peut permettre de limiter l’utilisation d’autres services pour le faire.
D’autres fonctionnalités pour les professionnels bientôt disponibles
Le déploiement de eSignature est en cours depuis le 8 août, et il est prévu pour continuer jusqu’à la fin du mois. Les abonnés individuels de Google Workspace accéderont automatiquement à la version bêta, tandis que les autres doivent en faire la demande après de Google.
L’entreprise prévoit de déployer d’autres fonctionnalités en lien avec la signature électrique « plus tard cette année », notamment la possibilité de demander une signature à plusieurs utilisateurs, la possibilité de solliciter des personnes qui ne possèdent pas de compte Gmail, ou encore d’apposer une signature sur un fichier PDF stocké dans Google Drive. Pour l’heure, seule une signature unique peut être apposée à l'intérieur d’un document Google Docs.
En résumé, si vous recevez prochainement un document GDocs à signer numériquement, ce ne sera probablement pas une arnaque, mais bel et bien un document authentique, qui tire parti de cette nouvelle fonctionnalité. Il va falloir s’habituer à la voir apparaître régulièrement, car beaucoup d’entreprises utilisent Google Workspace à ce jour.