FAISONS LE POINT SUR LES RÈGLES DE DISPOSITION
Nous l’avons répété à maintes reprises : pour être lu et compris, un document doit être rédigé dans une langue simple et directe et présenté ave intelligence. Les éléments de structure d’un texte sont les suivants : le titre, les paragraphes, les sous-titres, et les énumérations.
I – le titre
Cet élément n’apparaît que sur les textes à caractère générale. On le trouve assez rarement dans les documents professionnels. S’il existe, il doit être détaché du texte par au moins deux interlignes et mis en évidence. Le titre n’est jamais suivi d’un signe de ponctuation (sauf s’il s’agit d’une phrase interrogative ou exclamative ).
II – les paragraphes
Chaque paragraphe développe une idée du texte. Un même paragraphe peut comporter une ou plusieurs phrases. Les paragraphes sont séparé les uns des autres par un double interligne.
III – les sous-titres
Ils expriment les idées principales du texte et créent des jalons ou des repères de lectures. Ils sont normalement présentés à la marge, dans une typographie (ou type d’écriture) qui les différencie du reste du texte et sont souvent mis en valeur (mais il est conseillé de ne pas souligner). Les sous-titres doivent être : dégagés du texte grâce à un interlignage augmenté présentés de façon identique s’ils sont de même niveau, différenciés les uns des autres selon leur niveau, suivis d’un signe de ponctuation s’il s’agit d’une interrogation ou d’une exclamation (aucun signe de ponctuation dans les autres cas). Ils sont généralement assortis de signes de classification hiérarchisés de la façon suivante : les majuscules (A, B,…), chiffres arabes (1, 2,…), lettres minuscules (a, b,…), puce (·), tiret ou autre signe distinctif (losange, carré,…). Les chiffres romains sont encore très utilisés, en concurrence avec les lettres majuscules. Un espace au moins doit être laissé entre le signe de classification et le début du texte qui suit.
IV – les énumérations
Elles servent à mettre en valeur des listes d’informations. Il convient donc de les dégager du texte qui les précède et de celui qui les suit, par deux interlignes. Il est également d’usage de recourir aux signes de classification rappelés ci-dessus ( les tirets ou les puces, au moins, sont indispensable). On distingue : les énumérations simples dont chacun des élément (sauf éventuellement le dernier) tient sur une ligne : elles sont présentées à l’interligne simple ; les énumérations doubles dont l’un au moins (autres que le dernier) nécessite deux lignes d’écriture : chaque élément dans ce cas est séparé du précédent par un interligne double. Si chacun des éléments se termine par une mention chiffré (prix, quantité,…) celle-ci doit être aligné par rapport à l’unité et séparé nettement du texte. O, ne met pas de ponctuation après un symbole ou un nombre en fin de ligne, même s’il s’agit de la dernière ligne.